Latest Entries »

kesempatan hidup.

sesungguhnya di dalam dunia ini kita tak tau apa yang akan terjadi kepada kita

di dalam hidup ini kita hanya memiliki 3 kesempatan yaitu :

Hidup yang telah kita lewati dan jalani selama ini

Hidup yang sedang kita jalani

dan Hidup yang akan datang

mungkin kita tidak akan pernah berfikir kapan hidup kita akan berakhir

karena kita hanya berfikir tentang hidup kita yang sekarang saja.

 

cinta

Cinta, senantiasa membutuhkan tetes air mata ♥

karena dalam merindu dan menyayangi kan di sertai tangis, duka, dan bahagia♥

itulah cinta ♥

Tapi jangan pernah engkau berpaling dari cinta ♥

agar kau mengerti arti cinta sesungguhnya♥

karena cinta dan kasih sayang adalah obat ♥

yang dapat membuat diri kita bahagia tentram dan damai ♥

 

about love in life

.love like the fire, it can’t  be made a fool, it would burn your own.”

.love is more kinds, but what is very safe and eternal is love which come from the door sweetheart.”

love is beauty, but not every beauty have love.”

.true love comes from the eyes down to the heart.”

.love would never want to know what we feel but why do we always want to bring love into our lives.”

.love does not bring happy, but life without love brings pain.”

 

kita takkan pernah tau kapan hidup kita akan berakhir.tapi kita hanya tau bagaimana cara untuk kenjalani hidup lebih baik.tapi taukah kita apa yang terjadi jika hidup yang kita jlaani selama ini yang sudah kita pertahankan selama ini sudah tidak ada harganya di mata orang lain di mata orang yang kita sayangi?? kita sudah tak di perhatikan lagi?? bagaimana kita bisa menjalani hidup ini tanpa bantuan dan kasih sayang dari orang lain?? makanya mulai dari sekarang sayangilah orang lain jika kamu ingin di sayangi dan hargailah orang lain jika kamu ingin di hargai orang lain.

A. Pengertian Administrasi Perkantoran

Administrasi perkantoran merupakan rangkaian aktivitas merencanakan, mengorganisasi (mengatur dan menyusun), mengarahkan (memberikan arah dan petunjuk), mengawasi, dan mengendalikan (melakukan kontrol) sampai menyelenggarakan secara tertib sesuatu hal.

B.Penggolongan Administrasi Ditinjau dalam Kegiatan Operasionalnya.
Didalam kegiatan operasionalnya secara umum administrasi dapat pula digolongkan atas:
1. Administrasi Negara
2. Administrasi Swasta (Perusahaan)

Administrasi Negara, merupakan kegiatan dalam bidang kenegaraan, bertujuan
memberikan pelayanan kepada masyarakat. Sedangkan Administarasi Swasta
(Perusahaan) yaitu kegiatan yang dilakukan dalam bidang swasta atau niaga, dengan
usaha mencapai tujuan yaitu mencari keuntungan.

Diantara Administrasi Negara dan Administrasi Swasta terdapat perbedaan dalam hal
sifat dan tujuannya. Administrasi Negara ruang lingkupnya lebih luas dan kompleks dari
pada Administrasi Swasta, karena menyangkut hubungannya dengan pelaksanaan
kebijaksanaan negara (pemerintah).

 

hidup adalah sebuah impian di mana manusia selalu menginginkan yang terbaik di setiap hembusan nafasnya.

terkadang apa yang terjadi tak selalu sesuai denagn harapan kita

sebuah impian selalu terpancar dalam pikiran kita

beribu harapan dan angan tak pernah pudar dari hidup kita

karena kita tahu bahwa mimpin adalah kunci tuk kita menaklukkan dunia.

 

Sebagai pembantu pimpinan, seorang sekretaris harus memiliki syarat-syarat tertentu agar seorang sekretaris dapat melaksanakan perkerjaan sebaik-baiknya. Adapun syarat-syarat yang harus dimiliki untuk menjadi sekretaris adalah:

1. Syarat Kepribadian

Tidak banyak orang mempunyai bakat untuk menjadi sekretaris yang baik, namun demikian bakat saja tidak cukup bilamana kita tidak tahu kepribadian yang bagaimana harus kita punyai untuk menjadi seorang sekretaris yang baik itu.

Adapun kepribadian yang dikehendaki itu adalah sebagai berikut:

a. Harus bersikap mawas diri

b. Bersikap ramah

c. Sabar

d. Simpatik

e. Penampilan diri yang baik

f. Pandai bergaul

g. Dapat di percaya

h. Bertanggung jawab terhadap pekerjaannya

i. Memepunyai ingatan yang baik

2. Syarat pengetahuan

Syarat pengetahuan ini dibedakan menjadi 2 (dua) yaitu:

a. Syarat pengetahuan umum

Seorang sekretaris harus memiliki pengetahuan kemasyarakatan dan kebudayaan yang dapat mengangkat nama dari perusahaan. Misalnya:

1. Menguasai dan memahami Bahasa Indonesia dengan baik dan benar serta menguasai beberapa bahasa Asing secara lisan maupun tertulis, serta memiliki pengetahuan ekstra.

2. Pengetahuan tentang misi, fungsi, tugas-tugas, serta struktur organisasi, serta susunan personil.

3. Pengetahuan tentang korespondensi dan tata kearsipan.

b. Syarat pengetahuan khusus

Pengetahuan khusus ini, maksudnya adalah sekretaris mengetahui atau mengerti hal-hal mengenai dimana sekretaris itu bekerja. Apabila sekretaris itu bekerja pada perusahaan yang bergerak pada bidang usaha perkapalan, maka ia harus mampu menguasai ilmu perkapalan, begitu pula bila perusahaan itu bidang usahanya penyewaan apartemen, maka sekretaris itu harus menguasai ilmu keapartemenan, dan sebagainya.

3. Syarat keahlian

Setiap sekretaris diharuskan memiliki keterampilan untuk menunjang pekerjaannya, keterampilan itu meliputi:

a. Mampu menyusun laporan

b. Mampu berkorespondensi

c. Mampu menggunakan Bahasa Indonesia dan Bahasa Asing lainnya

d. Teknik tata penyimpanan arsip

e. Teknik berkomunikasi dengan telepon

f. Menulis cepat dengan steno

g. Teknik mengetiksurat

4. Syarat praktik

Sebelum seorang diangkat sebagai sekretaris, orang tersebut harus cukup mempunyai pengalaman dalam berbagai pekerjaan tata usaha kantor, maka dengan demikian orang itu harus mencoba menangani pekerjaan yang tanggung jawabnya belum begitu luas, misalnya: sebagai resepsionis, operator, korespondensi dan lain-lain.

<>Pekerjaan Sekretaris

Adapun pengelompokan pekerjaan sekretaris meliputi:

1. Pekerjaan keterampilan

a. Menerima dikte dengan stenografi atau merekam dengan tape recorder

b. Mengetik komputer

c. Mengerjakan pembukuan ringan

d. Menyimpan arsip-arsip untuk pimpinan

e. Membuatsurat

f. Menerima tamu

g. Mengatur perjalanan, hotel, tiket pesawat, seorang pimpinan

2. Pekerjaan keahlian

Adapun pengelompokan pekerjaan sekretaris yaitu:

a. Melaksanakan keputusan kebijaksanaan dalam memberikan tugas-tugas kepada pegawai-pegawai bawahannya

b. Sebagai penerjemah pimpinannya

c. Mengikuti jalannya seminar-seminar yang dilakukan oleh perusahaan yang ada kepentingannya dengan jalannya organisasi

d. Mengolah data untuk penyusunan laporan

e. Mengatur rapat dan menulis notulen rapat

Walaupun sekretaris orang kedua dari perusahaan atau tangan kanan pimpinan, janganlah mengabaikan untuk tidak memberitahu apabila tidak masuk kerja, karena sekretaris dan pimpinan merupakan satu kesatuan yang bekerja ke arah satu tujuan dan pimpinan akan mencari seorang pengganti untuk sementara. Dengan memberitahukan sebelumnya tidak masuk kerja itu merupakan salah satu etiket sekretaris.

 

jika kesulitan mengartikan istilah inggris ke indinesia atau ke sebaliknya silahkan klik

disini

           Kearsipan adalah suatu proses mulai dari penciptaan, penerimaan, pengumpulan, pengaturan, pengendalian, pemeliharaan dan perawatan serta penyimpanan warkat menurut sistem tertentu.
Saat dibutuhkan dapat dengan cepat dan tepat ditemukan. Bila arsip-arsip tersebut tidak bernilai guna lagi, maka harus dimusnahkan.

Kearsipan memegang peranan penting bagi kelancaran jalannya organisasi, yaitu sebagai sumber informasi dan sebagai pusat ingatan bagi organisasi. Mengingat arti pentingnya pemerintah Indonesia menaruh perhatian yang cukup besar terhadap kearsipan. Hal ini terbukti dengan diperlukannya beberapa peraturan perundangan yang mengatur tentang kearsipan Nasional.

@> Adapun keunggulan dan fungsi yang dapat dilihat dari sistem penanganan kearsipan setiap organisasi, yaitu:

1)     Aktifitas kantor/organisasi akan berjalan dengan lancar.
2)     Dapat dijadikan bukti-bukti tertulis apabila terjadi masalah.
3)     Dapat dijadikan sebagai sarana komunikasi secara tertulis
4)     Dapat dijadikan bahan dokumentasi
5)     Dapat menghemat waktu, tenaga dan biaya
6)     Sebagai alat pengingat
7)     Sebagai alat penyimpanan warkat

Warkat dianggap sangat berperan penting dalam proses kegiatan organisasi.
Dan sistem pentimpanan arsip yang sering dan masih berlaku di instansi-instansi diantaranya:

  • Sistem sentralisasi adalah kearsipan dimana semua surat atau dokumen-dokumen penting perusahaan disimpan dalam satu ruangan bukan dalam kantor terpisah atau di simpan secara terpusat.
  • Sistem desentralisasi adalah sistem kearsipan yang dalam pelaksanaannya tidak dipusatkan pada satu unit kerja, karena masig-masing unit pengolah menyimpan arsipnya jadi dalam sistem ini semua unit di dalam perusahaan menyimpan arsipnya sendiri.

Sistem penyimpanan yang biasa di gunakan ada 5 diantaranya:

  1. Sistem abjad merupakan suatu sistem dan penemuan kembali warkat-warkat berdasarkan abjad
  2. Sistem subjek merupakan suatu sistem penemuan dan penyimpanan kembali menurut isi pokok atau perihal surat.
  3. Sistem nomor merupakan pemberian nomor yang terdapat pada folder sesuai dengan nomor surat
  4. Sistem tanggal merupakan penyimpanan surat berdasarkan tanggal, hari, bulan/tahun tanggal dijadikannya surat
  5. Sistem Wilayah merupakan menyimpanan berdasarkan daerah/wilayah surat yang diterima.

Dalam perkembangan dan kemajuan manajemen administrasi kantor sekarang ini hampir dapat dipastikan bahwa segala sesuai tergantung kepada warkat/dokumen. Baik itu didunia perusahaan pemerintahan atau swasta.

 

Jenis Arsip

v\:* {behavior:url(#default#VML);}
o\:* {behavior:url(#default#VML);}
p\:* {behavior:url(#default#VML);}
.shape {behavior:url(#default#VML);}
v\:textbox {display:none;}

 

                     Berdasarkan frekuensi penggunaanya, arsip dibedakan menjadi 4 macam, yaitu arsip dinamis, arsip statis,arsip aktif dan arsip inaktif.

1.Arsip dinamis.
Adalah arsip yang digunakan secara langsung dalam kegiatan
 organisasi/perkantoran sehari-hari. Arsip dinamis dibagi lagi kedalam 3 macam, yaitu:
>Arsip aktif, ialah arsip yang masih sering digunakan bagi kelangsungan kerja;
>Arsip semi aktif, yaitu arsip yang frekuensi penggunaannya sudah mulai menurun;
>Arsip inaktif, adalah arsip yang jarang sekali dipergunakan dalam proses pekerjaan sehari-hari.
2.Arsip statis.
 Adalah arsip yang sudah tidak dipergunakan secara langsung dalam kegiatan perkantoran sehari-hari namun tetap harus dikelola/disimpan berdasarkan pertimbangan nilai guna yang terkandung di dalamnya.
3. Arsip Aktif
  Yaitu arsip yang secara langsung masih digunakan dalam
proseskegiatan kerja. Arsip ini disimpan di unit pengolah, karena
sewaktu-waktu diperlukan sebagai bahan informasi harus dikeluarkan dari
tempat penyimpanan. Jadi dalam jangka waktu tertentu arsip ini sering
 keluar masuk tempat penyimpanan.
   4. Arsip Inaktif
Yaitu arsip yang penggunaannya tidak langsung sebagai
bahan informasi. Arsip ini disimpan di unit kearsipan dan jarang
  dikeluarkan dari tempat penyimpanannya, bahkan tidak pernah keluar
dari tempat penyimpanan dalam waktu lama. Jadi arsip inaktif hanya
kadang-kadang saja diperlukan dalam proses penyelenggaraan
  kegiatan.

v\:* {behavior:url(#default#VML);}
o\:* {behavior:url(#default#VML);}
p\:* {behavior:url(#default#VML);}
.shape {behavior:url(#default#VML);}
v\:textbox {display:none;}